Antes do evento

O que você decide no planejamento define quase tudo o que virá depois. Vale investir tempo aqui.

Dimensione a capacidade com honestidade

Preencha a capacidade total na aba Detalhes com o número real de vagas. Lembre que a política do V3REvent é “permitir com aviso”: ao lotar, o formulário não bloqueia — sinaliza o excedente e deixa prosseguir.

Por que isso importa

Essa política protege você de perder um grupo grande por causa de uma vaga, mas transfere a decisão final para você. Acompanhe a lista de inscrições perto de esgotar e, quando quiser realmente fechar, desligue Inscrições abertas na aba Detalhes.

Desenhe as faixas de preço para incentivar grupos

O diferencial do V3REvent é o preço por faixa de quantidade. Use isso a favor do evento:

  • Faça o salto entre faixas valer a pena — o responsável precisa enxergar vantagem clara em trazer mais gente.
  • Se há perfis distintos (estudante × profissional, sócio × não-sócio), considere a precificação por modalidade, com uma tabela de faixas por opção.
  • Teste os números fazendo uma inscrição simulada e observando o cálculo ao vivo e a faixa ativa em destaque.

Detalhes em Editor de evento → Preços. Para promoções por tempo limitado ou cortesias, você pode somar cupons de desconto — o desconto incide sobre o valor já calculado.

Peça só os dados que vai usar

Cada campo obrigatório do formulário é um dado pessoal que você passa a guardar e a proteger.

  • Mantenha nome e e-mail (necessários para confirmação e credencial).
  • Só peça CPF se for emitir certificado ou nota — não por hábito.
  • Campos de networking (empresa, cargo) fazem sentido se você for usar o QR com vCard na credencial.

Isso é minimização de dados, um princípio da LGPD — e também deixa o formulário mais curto, o que aumenta a conversão.

Prepare a comunicação e a marca

  • Suba o logo e defina as cores do evento na aba Aparência: isso personaliza formulário, e-mails, recibo e credencial de uma vez.
  • Revise os templates de e-mail (confirmação e relatório) em Configurações → E-mails. Você pode sobrescrever por evento.
  • Cadastre a programação se o evento tiver sessões — ela enriquece a página pública e ajuda o inscrito a decidir.
  • Se houver patrocinadores ou apoiadores, cadastre-os na aba Patrocinadores: os logos aparecem na página pública (agrupados por tipo) e os valores/contrapartidas alimentam o relatório do evento no fim. Veja Editor de evento.

Antes de abrir as inscrições:

  • Informe a URL da sua política de privacidade em Configurações → Avançado (ela aparece no consentimento do formulário).
  • Ajuste o prazo de retenção dos dados dos inscritos conforme sua necessidade e obrigações.

Você, organizador, é o controlador dos dados dos participantes. O V3REvent oferece as ferramentas (consentimento, retenção, exportação e exclusão), mas a base legal e a política são sua responsabilidade. Veja Política de Privacidade.

Teste antes de divulgar

Faça uma inscrição de ponta a ponta com dados fictícios: confira preço, e-mail de confirmação, recibo e credencial, e veja o registro aparecer em Inscrições e Relatórios. Encontrar um campo errado agora custa um minuto; depois de 200 inscritos, custa muito mais.