No dia e depois

Chegou o evento. Aqui o V3REvent te ajuda a receber bem, controlar a presença e fechar o ciclo com aprendizado.

Credenciamento por QR

Cada participante confirmado tem uma credencial com um QR. No dia, a Equipe de Evento faz o check-in de duas formas:

Pela tela Check-in no painel: aponte a câmera para o QR — o participante é reconhecido e a presença é marcada, com um retorno grande e colorido (verde = presença registrada, amarelo = já havia entrado, vermelho = código inválido).
Pela própria página da credencial: a Equipe logada, ao abrir a credencial pelo celular, vê no topo um botão de Confirmar presença / Desfazer.

O check-in é idempotente (marcar de novo não muda o horário) e reversível (dá para desfazer). Veja Check-in.

Prepare a equipe e a internet

Faça um teste de leitura de QR no local no dia anterior. Tenha um plano B: a tela de Check-in aceita entrada manual do código caso a câmera falhe. E garanta que a equipe tenha login com o papel Equipe de Evento naquele evento.

Acompanhe a presença ao vivo

Na tela Relatórios, a coluna Presença mostra quem já entrou (com horário) e quem falta, com filtro de presentes/ausentes e contador. Você pode marcar ou desmarcar presença manualmente — útil para quem esqueceu a credencial.

Exporte a lista de presentes

Terminado o credenciamento, use Exportar presentes (em Relatórios) para gerar um arquivo só com quem efetivamente compareceu, em CSV, XLSX ou PDF. É a base para:

enviar a pesquisa de avaliação apenas a quem participou;
emitir declarações ou certificados de participação;
ações de fidelização com o público presente.

Recibo e comprovante individual

O responsável (pagador) já recebeu o recibo em PDF na conclusão do pedido, com um link permanente para reemissão. Se precisar reenviar ou reimprimir, o recibo está sempre acessível pelo código. Lembre que o recibo é um comprovante de pagamento, não uma nota fiscal — a emissão fiscal segue as suas obrigações, à parte.

Cada participante confirmado — pague ele ou não — tem também o próprio comprovante individual de inscrição: sem valor pago nem dado de quem pagou, então pode ser mandado a qualquer um sem cuidado especial. É o documento que faltava para eventos que não emitem credencial, e chega ao participante pela Área do Inscrito, pelo e-mail de confirmação ou por um link que você copia e cola direto numa conversa, na lista de Inscrições.

Pós-evento: avaliação e retrospectiva

Fechar o ciclo é o que faz o próximo evento ser melhor. A aba Avaliação do editor de evento reúne isso em um só lugar:

Monte a pesquisa com perguntas de nota (1–5), NPS (0–10), escolha e texto livre.
Envie o convite por e-mail aos participantes que fizeram check-in (com a opção de mandar só para quem ainda não respondeu).
Acompanhe os resultados de forma anônima: score NPS, médias, distribuição das escolhas, comentários e taxa de resposta.
Registre a sua retrospectiva como coordenador: o que funcionou, o que travou, o que mudar — as lições aprendidas enquanto a memória está fresca.

A pesquisa é anônima e liberada apenas para quem compareceu (fez check-in). Por isso a lista de presentes e o check-in alimentam diretamente a qualidade da sua avaliação — mais um motivo para credenciar bem no dia.

Emita os certificados de participação

Na aba Certificado do editor, ative a emissão, escolha o modelo e a carga horária, e clique em Enviar certificados aos elegíveis — cada um recebe o certificado por e-mail, com um link público de verificação.

Quem é elegível depende da modalidade do evento: em presencial, quem fez check-in; em virtual, quem tem a inscrição confirmada. Veja Documentos.

Gere o relatório do evento

Para fechar o ciclo com um documento único, use a aba Relatório do editor (ou o ícone de relatório na lista de eventos). Você escolhe quais seções incluir e em que ordem — organização, dados gerais, patrocinadores, programação, inscritos e presença, valores (previsto × arrecadado), avaliação, lições aprendidas, texto livre e equipe — e clica em Gerar Relatório (PDF).

Informe a meta de arrecadação prevista para o comparativo com o arrecadado real (inscrições pagas + patrocínios recebidos) — sem meta, o relatório mostra “sem meta definida” em vez de um percentual sem sentido;
escolha como a descrição do evento entra no documento — resumo curto, texto puro ou completo (com a formatação da página) — para não deixar a descrição tomar as primeiras páginas do relatório;
escreva um texto livre de fechamento;
o PDF é gerado na hora, com os dados atuais, e baixado no painel, com cabeçalho, rodapé numerado e as cores da sua organização em todas as páginas.

Um relatório para prestar contas

O relatório reúne, num só PDF, tudo o que o evento produziu — presença, valores, avaliação e lições. É a peça ideal para apresentar a patrocinadores, à diretoria ou ao seu próprio arquivo, e para começar o planejamento do próximo evento com números na mão.

O relatório é um documento interno (contém valores, equipe e retrospectiva): o download é restrito ao painel, sem link público — diferente do recibo, da credencial e do certificado, que têm link por código.

Encerramento e dados

Depois do evento, respeite o prazo de retenção que você configurou: os dados dos inscritos de eventos encerrados são expurgados automaticamente fora da janela definida (Configurações → Avançado). Se um participante exercer um direito da LGPD (acesso, correção, exclusão), você atende pelas ferramentas de privacidade do plugin. Veja Política de Privacidade.